Questions fréquemment posées

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Comment savoir si des allergies- intolérances ont été déclarés ?

C'est très simple : Dans le cas ou vous avez opté pour ne pas afficher le cadre des allergies/intolérances, vous pouvez facilement savoir si votre patient a des allergies
ou pas  en regardant l'icône de la barre des boutons :

allerg

 pas d'allergie ou d'intolérance renseignées.

 

allergRg
une ou plusieurs allergies/intolérances ont été renseignées.

Comment savoir justement si le patient a des ATCD familiaux sans ouvrir le module ?

C'est très simple : l'icône des ATCD familiaux - sur la barre des boutons - revet 2 aspects selon que des ATCD ont été renseignés ou pas :

atcdfam Aucun ATCD familial déclaré

 

atcdfamRg Un ou plusieurs ATCD familiaux ont été renseignés.

A quoi sert l'Episode non-classé ?

A relier tout contact non lié à un Episode et suivi en cours. Comment s'est-il créé? XMED le créée automatiquement dès la première action (de quelque nature que ce soit) effectuée sans que l'Utilisateur ne l'ait lié à un Episode de soin dûment déclaré.

J'ai bien trop d’Épisodes ouverts dans ma fiche principale : Comment faire ?

Pour garder une bonne visibilité de votre fiche principale (trop d'infos tuent l'info...) il faut avoir le bon réflexe : A chaque ouverture de fiche, posez-vous toujours la question : Ce qui est "en cours" (EPO =Episode Ouvert) est-il toujours en cours ? Ainsi, à chaque ouverture de fiche il faut penser à classer en ATCD (glisser/déposer dans la cadre des EPF (Épisodes fermés) . Cela correspond bien intellectuellement à notre démarche qui est de s'enquérir à chaque consultation que le problème précédent s'est bien résolu (ou pas :-)

Pourquoi doit-on d'utiliser préférentiellement des glossaires dans XMED et non pas la saisie libre ?

La saisie libre, parce qu'elle est libre, varie d'un utilisateur à l'autre pour qualifier une même chose. Ainsi diabète sera noté par l'un "diabète", par un autre "diabète sucré", par un troisième "diabete" (avec une faute d'orthographe !) .… L'utilisation de glossaire permet d'avoir des intitulés d'épisodes de soins (ouverts ou fermés) précis et standardisés– tout comme les contacts – , rendant possible la structuration des données et les échanges de données ainsi que de gérer correctement les alertes médicamenteuses. L'affichage des éléments de suivi spécifiques se fait en lien avec des épisodes bien structurés (impossible avec la saisie libre). C'est pour cela qu'il faut apprendre à utiliser les glossaires mêmes si cela peut sembler déroutant au début. Les avantages que l'on en tire ensuite sont évidents. Rassurez-vous, cela devient tout naturel ensuite, avec l'habitude et bien sûr,  la saisie prédictive d'XMED vous permet en saisissant quelques mots de vous lister toutes les occurrences de libellés structurés à votre disposition.

Pourquoi faut-il obligatoirement saisir une date précise (jj/mm/aaa) pour un ATCD alors que le plus souvent on ne connaît que l'année ?
  • En fait, dans xmed, et ceci est très novateur, les antécédents sont créés le plus souvent par l'action de clore un épisode ouvert : Les dates sont alors reprises automatiquement (date de début=date de création de l'épisode ouvert, et date de fin = par défaut date de clôture de l'épisode ouvert).
  • Lorsque vous devez saisir directement un antécédent depuis le module des antécédents, si vous ne connaissez pas la date de début et la date de fin, l'usage que l'on vous propose et de choisir arbitrairement une date de début au 01/01 (année de l'antécédent) et date de fin au choix 15 jours plus tard au plus… Enfin vous pouvez choisir comme date début l'âge de survenue de l'épisode.
Comment améliorer l'affichage des contacts en visualisant leur contenu dans leur intégralité = Affichez-les sur plusieurs lignes !

Vous pouvez personnaliser l'affichage des contacts en cliquant sur un petit bouton sur la barre de boutons du cadre des contacts :affichContacts

 

Comment mieux distinguer les différents contacts dans la fiche principale ?

En affectant une couleur différente pour chaque contact. Ceci est très simple et se paramètre dans les options. 

OptionsCouleursContactsComplet

 

Pourquoi ne vois-je pas dans la fiche principale tous les éléments de suivi saisis dans le module des éléments de suivi ?

Bien comprendre : Xmed n'affiche dans le cadre des éléments de suivi de la fiche principale que les dernières valeurs des éléments de suivi spécifiques des épisodes en cours ( pourvu que ces Episodes n'aient été saisis en glossaire perso ! )

A partir de la version 1.31, vous pouvez dorénavant paramétrer vos éléments de suivi souhaités dans la fiche principale, comme le montre cette copie d'écran ci-dessous : 

 EsSuivisDsFP

Dans la fiche principale, comment faire apparaître la Date du prochain élément de suivi ou examen à réaliser, que j'ai défini dans le module des Eléments de suivi ?

Faire un clic doit sur une des en-têtes de colonne du cadre des éléments de suivi de la Fiche principale, et cliquer sur "Choisir les colonnes". Une petite boite apparaît : "Tirez" alors par un glisser-déposé" la ligne [Date prochain] et déposez-là par exemple à côté de la colonne actuelle Date. Puis fermer la boite de sélection de colonne. 

AfficherDateProchain

 

A quoi sert le bouton "Incorporer sans enregistrer de document" ?

Bien comprendre : lorsque vous incorporez un résultat de biologie Hprim, XMED fait 3 choses :

  1. il range chaque valeur "dans sa case" (les sodium avec les sodium, les HBA1c ds les HBA1c etc..) dans le moduole des éléments de suivi.
  2. il crée un document "Biologie", le pendant de ce que vous auriez sous les yeux si vous le receviez sous forme papier, document qui s'ajoute dans la gestion documentaire d'XMED.
  3. il crée un contact Hprim dans la fenêtre des contacts.

ContactHprim

Le problème, c'est lorsque l'on est en phase d'équilibration de traitement d'INR. Dans ce genre de situation, on reçoit alors plein de résultats Hprim... qui vont quelque peu polluer la fenêtre des contacts, sans grand intérêt pour ds INR à répétition.

Le bouton Incorporer sans enregister de document est utile dans ce cas pour permettre l'enregistrement des valeurs sans créer de documents hprim inutiles.

2 laboratoires d'analyses médicales ont fusionné: comment homogénéiser la réception des analyses reçues en HPRIM en... un seul laboratoire ?

Tout simplement en fusionnant les 2 laboratoires. Pour cela, ouvrez le répertoire des acteurs et cliquez sur le bouton FUSIONNER. XMEd vous invite alors à saisir à gauche l'ancien labo et à droite le nouveau labo.

Dans le cas où un nouveau laboratoire a vu le jour : Créer tout d'abord ce nouveau laboratoire, puis fusionnez dedans le ou les anciens laboratoires (autant de fusions à faire que d'anciens labos bien sûr).

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Comment retrouver facilement un document ?

Votre logiciel médical ne soit pas servir qu'à empiler des données. XMED vous offre la possibilté de bien caractériser vos documents afin de les retrouver aisément. Encore faut-il se donner la peine de bien les structurer.

Tout d'abord 3 bons conseils :

  1. Prenez l'habitude de lier vos documents à un (ou plusieurs) épisode de soin. Bien sûr cela n'est pas obligatoire, mais il sera bien plus facile de retrouver un document si l'on sait qu'il est en rapport avec le suivi du diabète, de l'*HTA...
  2. Donnez toujours le même libellé à chaque type de document. Si pour les courriers (que vous rédigez) l'intritulé est construit automatiquement par XMED, il vous appartient de bien nommer les documents que vous incorporez (documents importés). 

Par exemple, si vous nommez un compte-rendu de consultation "Compte-rendu de Cs" une fois, "CR de CS" une autre fois, ou encore " Compte-rendu de consult" chacun comprend bien qu'il sera compliqué de lister en un clic tous les compte-rendu de consultation ;-).

libellesDocsMini

 

Il est donc important de former vos secrétaires à la gestion documentaire.

En outre, XMLED vous propose quelques libellés  par défaut, utilisez-les plutôt que de ré-inventer la lune ;-)

  

 

  • Recherche de document depuis la fiche principale :

 FiltreTypeDocContactsTot

  • Recherche de document par la Gestion documentaire :

FiltreTypeDocGestionDoc

Quelle différence entre une consultation "normale" et la consultation de suivi ?

La consultation de suivi est un moyen plus rapide d'enregistrer une rencontre régulière avec votre patient dans le cadre justement d'un suivi régulier ("visite mensuelle"). 

Condition : avoir pris le soin de renseigner quels épisodes de soin vous estimez devoir rentrer dans ce cadre d'un suivi régulier ("pathologies chroniques"): 

CsSuiviParam

Accessible par la touche de raccourci F4, c'est donc... ultra rapide : Si vous n'avez pas de note particulière à inscrire lors de cette consultation, il vous suffit de faire F4 + ENTER, et la rencontre avec votre patient est enregistrée avec un minimum d'effort !

CsSuivi

Un gros avantage est aussi de pouvoir ainsi différencier - dans le cadre des contacts de la fiche principale - les consultations de suivi des consultations intercurrentes. Autrement dit, il est très facile de voir "quand ai-je vu mon patient la dernière fois pour sa visite mensuelle ?" : il suffit de visualiser le dernier contact consultation ayant un petit "S" en regard, comme le montre la figure ci-dessous :

CsSuiciContacts

 

Comment ajouter un facteur de risque pour un patient… Alors qu'il n'y a pas de bouton AJOUTER dans ce module ?

En effet il n'y a pas de bouton AJOUTER dans ce module. Et pour cause, puisque ce module ne fait que « centraliser» les différents facteurs de risque (FR) qui se renseignent depuis le module où ils se doivent d'être saisis. Ce qui permet d'éviter justement la double saisie de nos anciens logiciels. La notion de facteurs de risque est un « attribut » que l'on affecte ou pas à un épisode en cours (HTA, DIABETE DE TYPE II…), à un épisode fermé (antécédents) (endocardite, ancien ulcère gastrique…) ou encore à un antécédent familial.

Un champ note permet cependant une petite liberté, en permettant d'ajouter quelques informations non structurées : à éviter donc…

Comment « supprimer un document » ?

Dans XMED il est possible de supprimer tout type de documents, sauf les ordonnances de médicaments et de biologie (aspect médico-légal).

La suppression d'un document s'effectue :

  • Jusqu'à la version 1.30 exclusivement dans le module Gestion des documents accessible par le menu ou le bouton de la barre d'outils :barreBtnGestDoc

supGestDoc

A partir de la version 1.31 , vous pouvez supprimer les documents incorporés depuis le module des Documents importés :
SuprimerDoc

À quoi correspond la fonction « importation des documents » ?

C'est une fonction très pratique puisqu'elle vous permet d'importer des documents de tous types ( texte, image, vidéo,) dans la fiche de votre patient, à partir d'un répertoire de votre ordinateur. Vous pouvez ainsi importer un courrier que vous avez scanné ou reçu par mail, aussi facilement qu'une image faite avec un appareil photo numérique ou une radiographie numérisée, issue du CD d'un scanner...

Il est sans doute ici utile de préciser l'énorme avantage à acquérir ce que l'on appelle un scanner de production qui vous permet de scanner beaucoup de documents en un temps record (et de les importer ensuite dans xmed) plutôt que de les numériser un par un directement dans Xmed (Depuis le module de numérisation).

Pourquoi faut-il renseigner les propriétés d'un document quand on l'importe dans XMED ?

Lorsque vous importez un document, xmed vous invite à renseigner au minimum le libellé et la date de celui-ci. En donnant toujours le même libellé à un même genre de document (par exemple « compte rendu d'hospitalisation ») vous retrouverez en deux clics de souris la liste de tous vos compte-rendu d'hospitalisation.

Mais vous avez aussi intérêt à renseigner :

  • son origine (son auteur) : Ainsi dans la gestion documentaire vous aurez la possibilité de retrouver très facilement tous les courriers envoyés par cet acteur
  • son type : Vous allez pouvoir triez vos documents par image, par document texte, etc.
  • l'épisode de soin auxquel il peut être rattaché: En rattachant tous les documents à l'épisode diabète par exemple, vous pourrez très facilement récapituler tous les documents relatifs au suivi du diabète.

Ces données, qui sont avec l'habitude très rapides et faciles à renseigner, permettent de bien classer vos documents, de bien structurer leur données mais aussi de compléter automatiquement le volet suivi médical dans le module identité (à savoir : quels sont les autres médecins correspondants qui suivent ce patient).

Enfin,  nous vous rappelons à ce sujet que vous pouvez bénéficier des fonds de formation pour former vos secrétaires à l'usage d'XMED, ce qu'un certain nombre d'entre vous ont fait avec bonheur. N'hésitez pas à nous écrire à ce sujet nous vous donnerons les explications et les modalités pratiques de ces formations, qui ne vous coûtent rien puisque vous cotisez chaque année pour la formation de vos secrétaires.

A quoi servent les options?

à tout paramétrer !

Quelles sont les possibilités pour retrouver facilement un courrier ?
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Comment represcrire une même ordonnance de biologie ?

Dans le module de prescription de biologie, cliquez sur l'onglet "Historique".
Pour represcrire à l'identique une liste d'examens antérieurs, il suffit de sélectionner un des examens d'une date donnée et de cliquer sur le bouton REPRESCRIRE. Libre à vous de modifier cette liste récupérée : Ajouter, supprimer...

ResprescBiol

Comment savoir rapidement si mon patient a pris tel ou tel médicament ?

Il y a bien plus simple que de  dérouler la liste de tous les médicaments déjà prescrits !
Ouvrez tout d'abord le module de Prescriptions médicamenteuses (F6).
Puis, cliquez sur l'onglet HISTORIQUE :

CherchMed

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BCB
J'ai téléchargé la dernière Mise à jour de la BCB, mais les nouveaux médicaments n'apparaissent pourtant pas en prescription : pourquoi ?

En effet, le processus de mise à jour de la BCB dans XMED se déroule en 2 phases :

  1. le téléchargement de la mise à jour par internet : elle ne fait que mettre à jour le répertoire BCB de Windows, mais n'impacte pas XMED
  2. la mise à jour interne dans XMED : elle incorpore la mise à jour téléchargée à votre base de données

Ainsi après chaque téléchargement, vous devez impérativement faire cette mise à jour interne :

MenuMAJ Bcb

 

Cette opération est assez longue (compter au moins 30mn selon la puissance de votre ordinateur), lancer-là donc en fin de journée :

MajBcb

 Enfin, au sein d'un réseau, il suffit de la lancer depuis n'importe quel poste, UNE FOIS (donc sur un seul poste) .
En d'autres termes, le fait de lancer cette mise à jour interne depuis un des postes du réseau, incorpore les nouvelles données à la base BCB du Serveur.

 

 

Pourquoi l'icône vaccin peut-elle être rouge dans la fiche principale alors qu'aucune alarme n'est en rouge dans le module vaccin ?

 

VaccinRougeFP

Effectivement :  cela est dû au fait qu'il manque... la vaccination Rougeole Oreillons Rubéole : Elle est obligatoire dans une fiche enfant de moins de 5 ans. Simple démarche qualité ;-)

 

Comment enregistrer un refus de vaccination ?

Saisissez la valence de la vaccination envisagée, puis cochez la case "Refus".

 RefusVaccin

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Des règles d'affichage des alertes sont prédéfinies dans ce post-it : mais quelles sont -elles au juste !?

en cours de rédaction

Quelles sont les alertes affichées dans le post-it ?

Préfigurant le futur module de plan de soins, le post_it récapitule 2 sortes d'alertes :

- les alertes "Date du prochain" des items saisis dans le module des Eléments de suivi

- les alertes vaccins (date de rappel que vous avez saisi)

alertesPostit

Ah bon, on peut faire des requêtes dans XMED ?

Oui bien sûr, même si - pour l'instant - XMEd ne dispose pas d'un outil de requêtage puissant (travaux en cours). 

Chacun a pu juger de le réactivité d'A10Technologie lorsque nous avons disposé très rapidement de l'édition du ROSP en temps réel.

Pour 2017, l'Association prépare de très nombreuses requêtes : elles seront réservées aux adhérents (pour affiner leur ROSP, mais d'autres requêtes aussi pour améliorer le suivi de certains groupes de patients) .

 Requeteur

(Ici, un exemple sur une base de démonstration, donc pauvre en résultats)

XMED vous permet donc d'éditer votre ROSP au fil des mois et d'affiner ainsi vos suivis.

En outre, il est possible de faire d'autres requêtes : Certaines sont disponibles en standard, pour des demandes plus complexes (en particulier pour les MSP) nous vous conseillons de voir avec A10 Technologie. Il faut cependant bien garder à l'esprit que cela représente un travail "conséquent" et n'entre pas - pour l'heure - dans le cadre des fonctionnalités de base.

Pour les experts, il est possible de produire vos requêtes... à condition de connaître les subtilités du langage SQL...

EditeurRequeteur

Je souhaiterais devenir médecin Sentinelle : quelle est la démarche à suivre ?

Le réseau Sentinelle recrute autant de participants que de volontaires.

L'option Sentinelle dans XMED est facultative bien sûr, et avant de la rendre effective dans les options, il est évidemment indispensable de prendre contact avec les gens du réseau pour s'inscire, obtenir un code participant etc...

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A quoi sert donc l'onglet "Suivi médical" ?

Cet onglet tient à jour la liste des acteurs intervenants dans la fiche du patient. Il est alimenté automatiquement par le logiciel au fur et à mesure que chaque acteur intervient d'une façon ou d'une autre dans le logiciel.

  • Vous envoyez votre patient chez le Dr MANCHON, cardiologue > Le Dr BLANCHON devient acteur du patient et son nom est renseigné dans le tableau.
  • Vous incorporez un compte-rendu opératoire du chirurgien Dr MULOT > le Dr MULOT devient acteur du patient et son nom s'ajoute au tableau.

Vous n'avez donc rien à faire, pas de double saisie, XMED le fait pour vous automatiquement.

Les remplaçants trouvent ici un moyen simple de connaître quel est le spécialiste d'organe habituel de vos patients.


Autre intérêt de cette fonction : lorsque vous éditez le DMS (Document Médical de Synthèse), la liste de tous les acteurs participant à la prise en charge de votre patient est renseignée automatiquement : Pratique pour le praticien qui sera éventuellement amené à suivre votre patient en villégiature !